Ordelman en Ziezodan gaan altijd voor de first-time-fix

Laagdrempelige implementatie

Patrick vertelt: “Wij werden benaderd voor een samenwerking met Ziezodan vanuit de vastgoedportefeuille van Syntrus Achmea. We hadden al meteen door dat de manier van werken van Ziezodan goed aansloot bij ons bedrijf”. In september 2021 startte de implementatie van Ziezodan bij Ordelman. “Vanaf het begin was het duidelijk wat Ziezodan ging doen. We kregen een schema van hoe de implementatie er uitzag. De verwachtingen waren daardoor van beide kanten duidelijk. Wat ook heel leuk was, vonden wij, was dat het team van Ziezodan hier ter plekke kwam kijken en de training aan de monteurs gaf. Dan hadden jullie een beeld van hoe het bij ons gaat. Voor de monteurs was dat ook laagdrempelig. Zij konden zelf vragen stellen. En ze konden direct oefenen met de monteursapp. Dat was mooi geregeld”.

Automatisch plannen

Na de training kon Ordelman aan de slag met het platform. Patrick: “In het begin waren we wel een beetje huiverig. Werkt Ziezodan dan ook echt in de praktijk? Vooral het automatisch plannen en de meest optimale rijroute voor de monteur vonden we spannend. We hebben al jaren mensen die de planning beheren. Zij hebben heel veel trucjes om dit zo efficiënt mogelijk te doen. Dan ga je dat opeens aan een systeem overlaten. Maar dat ging verrassend goed. Boven verwachting eigenlijk. We hoeven nu alleen nieuwe werkbonnen te controleren en af en toe bij te sturen”.

Voordelen Ordelman

Inmiddels werken Ordelman en Ziezodan geruime tijd samen. Wat heeft het Ordelman tot nu toe opgeleverd?

1. Meer snelheid in het oplossen van de werkbon
   Patrick: “Je hebt minder belcontacten met de bewoner. Dat was daarvoor nog wel eens lastig. Heel veel mensen werken en zijn niet altijd bereikbaar. En dan kun je niet verder met zo’n bon. Traditioneel niet. Maar met Ziezodan heb je dat stukje bij de bewoner liggen. De bewoner kan zelf kijken wanneer het voor hem of haar uitkomt en een afspraak inplannen. Dat is wel het mooiste aan het systeem vind ik”.
   
   
2. Voorinformatie over een reparatieverzoek
   “Wat wij ook helemaal super vinden is dat de bewoner van tevoren al bepaalde informatie en foto’s kan toevoegen bij de melding. Door de foto’s kunnen we typenummers of het soort product achterhalen. Die kunnen we dan al bestellen. En dat scheelt ook in het aantal bezoeken, als je al meteen met het juiste materiaal naar de bewoner toe kan. Je gaat dan met meer voorinformatie naar de klus toe.”­ vertelt Patrick.
   
   
3. Facturatie is makkelijker
   Patrick: “Voordat we werkten met Ziezodan moesten we voor iedere werkbon een aparte factuur sturen. Op detailniveau, dus ieder ringetje of schroefje stond erop. Dat is nu afgekocht voor een vast bedrag per woning per jaar. Wij hoeven nu minder facturen te sturen. De afhandeling is daardoor makkelijker geworden”.
   
   
4. Automatische beoordelingen vanuit de huurder
   “Wat ook heel mooi is, zijn de automatische beoordelingen vanuit de bewoner. Vroeger deden wij dit ook wel. Dan gingen wij huurders nabellen: hoe is het allemaal gegaan? Nu wordt het standaard voor ons gedaan. Dus je hebt veel meer informatie, over hoe we ervoor staan en hoe we het doen. Gelukkig doen wij het vanaf het begin af aan al heel goed. Het is heel fijn dat je die feedback continu hebt. Als je dan een keertje ziet dat het wat minder gaat, dan kun je er heel snel op reageren”.
   
   
5. Concrete verbeteracties n.a.v. klantfeedback
   Het platform helpt Ordelman ook om de voorraden beter te beheren. Patrick: “Bij een aantal woningen zijn bepaalde aparte types schuiframen aanwezig. We zagen op een gegeven moment vaak voorkomen dat we een tweede bezoek nodig hadden bij dit type ramen. Naar aanleiding daarvan hebben we setjes gemaakt, met de meest voorkomende artikelen. Deze setjes heeft de monteur nu altijd bij zich. De voorraad in de bus is nu beter voor elkaar voor dit type meldingen. Het is zonde als je iedere keer tot de conclusie komt dat je daar iets aparts voor moet bestellen. Je hebt dan wel iets meer voorraad, maar je kunt de bewoner wel direct verder helpen.”

Gezamenlijk verbeteren

De betrokkenheid was en is nog altijd hoog bij Ordelman. Patrick:

“We zitten natuurlijk al jarenlang in het onderhoud. Dus het is heel mooi als je dan samen naar verbetering kan kijken. Wij dragen onze wensen of verbeterpunten aan en die zie je later ook daadwerkelijk terug in updates in het platform. Dat is wel fijn werken met Ziezodan. Ze regelen het snel”.